Anbieter von Holzhackschnitzeln können die Zertifizierung ihres Unternehmens und ihrer Produkte schriftlich beim Deutschen Pelletinstitut (DEPI) beantragen. Das Antragsverfahren umfasst folgende Schritte:
Schritt 1
Der Antragsteller lädt die jeweils aktuelle Version des Handbuchs für die Qualitätszertifizierung von Holzhackschnitzeln, des Antragsformulars, des Produktmeldeformulars und der Entgeltordnung in der Mediathek herunter.
Schritt 2
Der Antragsteller sendet den Antrag und für jedes zu zertifizierende Produkt eine Produktmeldung per E-Mail an info@enplus-hackschnitzel.de. Zusätzlich wird der unterschriebene Antrag in zweifacher Ausfertigung per Post gesandt an:
Deutsches Pelletinstitut GmbH
Neustädtische Kirchstraße 8
10117 Berlin
Schritt 3
Das DEPI beauftragt einen Auditor mit der Erstinspektion des Antragstellers. Der Antragsteller benennt für jedes zu zertifizierende Produkt einen Standort, an dem eine Produktprobe genommen werden kann. Der Auditor nimmt für jedes zu zertifizierende Produkt eine Probe und prüft die Unternehmensprozesse des Antragstellers hinsichtlich der Anforderungen des Zertifizierungsprogramms.
Schritt 4
Die Produktprobe wird von einem akkreditierten Prüflabor untersucht.
Schritt 5
Sobald die Konformität bestätigt ist, übermittelt das DEPI dem Antragsteller das Zertifikat, das Zertifizierungszeichen, die Berichte und die Qualitätszeichen der zertifizierten Produkte. Außerdem wird das zertifizierte Unternehmen unter zertifizierte Unternehmen gelistet.
Anforderungen an zertifizierte Unternehmen
Qualitätsmanagement und -sicherung
Mitarbeiterqualifikation
Lieferung
Beschwerdemanagement
Dokumentation
Qualitätsmanagement und -sicherung
Für das Qualitätsmanagement benennt der Zertifikatnehmer einen Verantwortlichen. Dieser nimmt im ersten Jahr seiner Tätigkeit und einmal in jeder Zertifizierungsperiode an einer Qualitätsschulung des DEPI teil. Die Termine werden hier veröffentlicht.
Zur Qualitätssicherung zählen die Überwachung von Rohstoffen und Vorprodukten, angemessene Betriebseinrichtungen, angemessener Transport sowie angemessene Lagerung. Zudem müssen der Umgang mit nichtkonformen Produkten sowie die Aufbereitungsprozesse überprüft werden. Zur Eigenüberwachung müssen Proben genommen, deren Produkteigenschaften gemessen und dokumentiert werden.
Mitarbeiterqualifikation
Alle Mitarbeiter des zertifizierten Unternehmens müssen mindestens einmal jährlich vom Qualitätsmanager oder einem Beauftragten z.B. vom DEPI geschult werden.
Lieferung und Dokumenation
Jede Lieferung von zertifizierten Hackschnitzeln muss dokumentiert werden. Zertifizierte Unternehmen müssen ihren Kunden eine Abrechnung der Lieferung nach massebezogener Liefermenge anbieten.
Beschwerdemanagement
Der Zertifikatnehmer benennt einen Verantwortlichen für das Beschwerdemanagement, der bei Beschwerden der Ansprechpartner für Kunden ist.
Zeichennutzung
Das DEPI stellt dem Zertifikatnehmer ein individuelles Zertifizierungszeichen und für jedes zertifizierte Produkt ein individuelles Qualitätszeichen zur Verfügung.
Das Zertifizierungszeichen kann z.B. zum Marketing oder auf der Internetseite des Unternehmens genutzt werden, allerdings nur in den Originalfarben, schwarz-weiß oder monochrom. Wenn das zertifizierte Unternehmen auch nichtzertifizierte Hackschnitzel anbietet, muss sichergestellt sein, dass das Zertifizierungszeichen ausschließlich mit der zertifizierten Ware in Verbindung gebracht wird.
Mit dem Qualitätszeichen darf das zertifizierte Produkt gekennzeichnet und beworben werden. Der Zertifikatnehmer darf Verkäufern seiner zertifizierten Produkte die Nutzung des Qualitätszeichens auf Angeboten, in Anzeigen und im Internet erlauben.
Eine Nutzung des markenrechtlich geschützten Logos
„ENplus-Hackschnitzel“ ohne Identifikationsnummer bedarf der ausdrücklichen Zustimmung des DEPI!